La empresa y sus registros contables
DOCUMENTOS FUENTE GENERADOS EN LA COMPRA Y VENTA DE OBJETOS
OPERACIONES COMERCIALES
La empresa, cualquiera que sea su tamaño, figura mercantil o giro, realiza un sinfín de operaciones propias de su actividad. Algunas de ellas son:
· Contratación del inmueble (planta, bodegas, oficinas).
· Contratación del personal
· Pago de salarios
· Compra de maquinaria y equipo
· Compra de papelería
· Contratación y pago de servicios (luz, agua, teléfono).
Otro tipo de operaciones, razón de ser de muchas empresas, son la compra y venta de objetos y servicios que caracterizan su giro principal. De esta manera las empresas que compren materias primas o productos semielaborados para la producción de objetos o satisfactores y luego venden a distribuidores quienes a su vez los hacen llegar a los consumidores, o los que compran artículos elaborados para después venderlos, realizan operaciones comerciales.
De acuerdo con el Código de comercio, todas las operaciones comerciales de la empresa, como las que apoyan su buen funcionamiento, requieren ser comprobadas. Esto significa que tienen la obligación de llevar a cabo un registro contable que permita identificar las características de las operaciones individuales que realiza la empresa, así como conectar dichas operaciones con los documentos comprobatorios originales de la misma.
Principales documentos fuente
Los documentos a que nos referimos anteriormente deben contener los datos que describan claramente los detalles de las operaciones realizadas, ya que son fuente y origen del registro contable; a este tipo de documentos se les conoce como documentos fuente.
Los principales documentos fuente utilizados en las operaciones comerciales son:
· La factura
· La letra de cambio
· El pagaré
· El cheque.
La factura. Es el documento fuente empleada con más frecuencia y se utiliza para la comprobación de sus operaciones de compra y venta de objetos y servicios. Su uso permite identificar los detalles de las mismas, por lo que el conocimiento de su formato y llenado son indispensables para quien esté inmerso en el campo de la contabilidad
Las características y la expedición de las facturas no es algo que quede a discreción de quien las expide. En este sentido, la ley establece claramente algunas sanciones a quienes pasen por alto estas obligaciones. Asimismo el Código Fiscal de la Federación establece que las personas que adquieran bienes o servicios deberán exigir los comprobantes o facturas respectivos que cumplan con los siguientes requisitos:
1. Los comprobantes deberán ser impresos en los establecimientos autorizados por la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico (SHCP)
2. Deberán contener nombre, denominación social, domicilio fiscal (dirección que se tiene registrada ante la SHCP) y clave del registro federal de contribuyentes de quien los expide. Este último lo otorga la mencionada institución al constituirse la empresa (cédula fiscal).
3. El numero de la factura.
4. Lugar y fecha de expedición
5. Clave de registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se expide.
6. Cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio
7. Valor unitario del articulo o servicio que se adquiere ( en numero)= y el valor total de la compra (en numero y letra)
8. Monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se genere por la operación que ampara el documento fuente.
En algunas operaciones comerciales de poco volumen, como las realizadas el supermercado o en una tienda de zapatos, por ejemplo, quien realiza la compra no requiere de factura ni desglose de IVA; en esos casos, solo requerirá del comprobante de la máquina registradora donde debe aparecer el monto de la compra efectuada.
En la actualidad, y dada la dinámica de las operaciones comerciales, es común encontrar la combinación de factura y pagare para el manejo de las transacciones a crédito.